Najczęstsze pytania

Dysk i mail tylko przechowują pliki - to Ty musisz pamiętać, czego brakuje, i przypominać klientom. Monituj prowadzi listę potrzebnych dokumentów, sam wysyła przypomnienia według ustalonego harmonogramu, pokazuje status każdego dokumentu i usuwa pliki po ustalonym czasie.

Dla każdej prośby ustawiasz, po ilu dniach wysłać pierwsze przypomnienie, co ile dni je powtarzać i ile razy maksymalnie. Przypomnienia wychodzą o tej godzinie, o której wysłałeś prośbę - według zegara odbiorcy - i przestają, gdy dotrze komplet dokumentów. Jeśli prośba ma termin, Monituj przypomni też 2 dni przed nim i w dniu terminu (chyba że dzień wcześniej wyszło już inne przypomnienie). W panelu widzisz dokładne daty kolejnych przypomnień.

Tak. W każdej chwili wyślesz przypomnienie jednym kliknięciem - niezależnie od automatycznego harmonogramu.

Tak. Przy tworzeniu prośby zaznacz „Powtarzaj automatycznie” i wybierz, jak często: codziennie, co tydzień, co 2 tygodnie albo co miesiąc, np. 5. albo ostatniego dnia miesiąca. Monituj wyśle ją wybranym klientom w każdym okresie, z tą samą listą dokumentów i nazwą z właściwym miesiącem, np. „Dokumenty za wrzesień 2026”. Wysyłka wypadająca w weekend albo święto przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Wstrzymasz ją albo zmienisz w każdej chwili.

Tak. Zaznacz „Zapisz jako szablon” przy wysyłaniu albo kliknij „Zapisz jako szablon” na stronie wysłanej prośby. Następnym razem wybierzesz szablon, a formularz wypełni się listą dokumentów, terminem i ustawieniami - zostanie tylko wskazać klienta. Masz też gotowe szablony dla biur rachunkowych, kadr, kancelarii, pośredników i firm B2B, dostępne w każdym planie. Liczba własnych szablonów zależy od planu: Free 1, Start 5, Biuro 20, Pro 50.

Tak. Wybierasz kilku klientów albo wklejasz kilka adresów email - nowych klientów Monituj doda sam. Każdy klient dostaje osobną prośbę z własnym linkiem, więc widzi tylko swoje dokumenty, a Ty śledzisz postęp każdego z osobna.

Tak. Każdą pozycję na liście możesz oznaczyć jako „bez pliku” - np. „Nadaj biuru uprawnienia w KSeF” albo „Podpisz pełnomocnictwo online”. Klient nie przesyła wtedy niczego, tylko klika „Zrobione”. Monituj przypomina o takiej pozycji tak samo jak o brakujących dokumentach, a Ty akceptujesz potwierdzenie albo odsyłasz je z informacją, co się nie zgadza.

Tak. Wybierz „Zadaj pytanie”, np. „Co to za przelew 1 250 zł z 12.09?”. Klient dostaje maila z linkiem i odpowiada słowami - bez konta, a jeśli chce, dołącza plik. Monituj przypomina mu, dopóki nie odpowie. Obok pytania możesz zapisać, po co pytasz - widzi to tylko Twój zespół, nigdy klient - więc gdy odpowiedź przyjdzie po tygodniu, pytanie, powód i odpowiedź masz w jednym miejscu. Odpowiedź przyjmujesz przyciskiem „Wyjaśnione” albo dopytujesz w tej samej rozmowie - wszystkie pytania i odpowiedzi zostają, po kolei, jak w czacie.

Na karcie klienta - wystarczy kliknąć jego nazwę na liście klientów. Na górze są otwarte sprawy: pytania bez odpowiedzi i od jak dawna czekają, odpowiedzi do sprawdzenia i brakujące dokumenty. Obok notatki zespołu o kliencie (klient ich nie widzi) i Twoje przypomnienia, a niżej cała historia: prośby, pytania, przesłane dokumenty i przypomnienia, od najnowszych.

Tak. W zakładce Kalendarz widzisz terminy klientów, terminy odpowiedzi na pytania, dni wysyłki próśb cyklicznych i własne przypomnienia („Przypomnij mi” - np. „zadzwonić do Kowalskiego w sprawie leasingu”). Kalendarz możesz subskrybować w Google, Outlooku albo na iPhonie przez tajny link. W dni robocze o 7:30 dostajesz mail „Na dziś” z przypomnieniami, terminami na dziś i jutro, pytaniami bez odpowiedzi i tym, co dotarło od wczoraj - można go wyłączyć jednym kliknięciem. Ustawowych terminów (ZUS, VAT) kalendarz nie pokazuje - tylko Twoje sprawy z klientami.

O faktury wystawione w KSeF nie musisz prosić klienta - biuro pobiera je z KSeF samo, gdy klient nada mu uprawnienia. W Monituj zbierasz to, czego w KSeF nie ma: wyciągi bankowe, paragony, faktury zagraniczne, umowy i dokumenty kadrowe. Gotowe szablony dla biur rachunkowych mają już pozycje „spoza KSeF”, a nadanie uprawnień w KSeF jest w nich pozycją bez pliku, którą klient tylko potwierdza.

Tak, w każdym planie. Na liście klientów wybierz „Importuj z pliku” i wczytaj plik CSV albo XLSX - np. eksport kontrahentów z programu księgowego. Kolumny z nazwą, adresem e-mail, telefonem, NIP-em i uwagami rozpoznamy same, a na podglądzie zobaczysz, kto zostanie dodany, zanim cokolwiek zapiszemy. Klientów, których już masz, nie zdublujemy.

Klient zaznacza przy dokumencie „Nie mam tego dokumentu” i podaje powód - np. że w tym miesiącu nie było kosztów albo że dokument go nie dotyczy. Przypomnienia o nim od razu ustają, a Ty dostajesz powiadomienie. Możesz to zaakceptować albo poprosić jednak o dokument - klient dostanie wtedy maila z Twoim wyjaśnieniem. W prośbie cyklicznej dotyczy to tylko danego miesiąca.

Pojedynczo przy każdym dokumencie albo wszystkie naraz: przycisk „Pobierz wszystko (ZIP)” w prośbie pakuje pliki do jednego archiwum, w osobnych folderach dla każdego dokumentu z listy.

Odrzucasz go jednym kliknięciem i podajesz powód. Klient dostaje email z informacją, co poprawić, i może od razu przesłać nową wersję.

Nie. Klient dostaje email z unikalnym linkiem, otwiera listę dokumentów w przeglądarce i przesyła pliki. Niczego nie instaluje i nie zakłada konta.

CSV, DOC, DOCX, HEIC, HEIF, JPEG, JPG, PDF, PNG, XLS, XLSX - do 20 MB na plik. Każdy plik sprawdzamy także pod kątem rzeczywistego typu zawartości, a nie tylko rozszerzenia.

Po każdym przesłaniu klient dostaje potwierdzenie z listą dokumentów, które jeszcze zostały. Gdy komplet dotrze, otrzymuje osobną wiadomość, a przypomnienia wyłączają się same.

W wiadomości i na stronie prośby widzi Twoją nazwę i adres email, z którego może Ci odpowiedzieć. Jeśli masz płatny plan na fakturę firmową, możesz w Ustawieniach pokazywać też nazwę firmy i NIP - pobrane z rejestru, więc nie da się ich zmyślić.

Tak. Klient dostaje e-mail z jednym przyciskiem, a na stronie przy każdym dokumencie widzi „Wybierz plik”. Działa w telefonie: może zrobić zdjęcie dokumentu, także kilku stron, które połączymy w jeden PDF. Nie zakłada konta i niczego nie instaluje.

Tyle, ile ustawisz dla danej prośby: 30, 90 lub 180 dni, rok albo własny okres - maksymalnie 365 dni od przesłania pliku. Potem plik jest trwale usuwany, a Ty i Twój klient dostajecie o tym powiadomienie.

Każda prośba ma unikalny, trudny do odgadnięcia link, który możesz dodatkowo zabezpieczyć hasłem. Pliki są szyfrowane na dysku (AES-256) i leżą w niepublicznym magazynie z kontrolą dostępu, każde pobranie trafia do historii prośby, połączenie jest szyfrowane, a hasła kont przechowujemy wyłącznie w postaci skrótu.

Ty. Monituj przetwarza dane Twoich klientów wyłącznie w Twoim imieniu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, którą zawierasz, akceptując Regulamin.

Płacisz za liczbę próśb w toku, czyli prowadzonych jednocześnie. Plan Free jest bezpłatny i pozwala mieć 3 prośby w toku. Start kosztuje 39 zł netto miesięcznie (20 próśb), Biuro 89 zł (75 próśb), a Pro 179 zł (250 próśb); przy płatności rocznej 2 miesiące są gratis. Plany różnią się liczbą próśb w toku i własnych szablonów - przypomnienia, klienci, gotowe szablony i pozostałe funkcje są w każdym.

Tak. Każdy płatny plan wypróbujesz przez 30 dni za darmo, bez podawania karty - wybierz go w Cenniku przed rejestracją (domyślnie Biuro). Jeśli potem nie wybierzesz planu, konto przechodzi na bezpłatny plan Free - nic nie jest pobierane, a wszystkie dane zostają.

Prośba wysłana do klienta, na którą wciąż czekasz: nie jest zamknięta i brakuje w niej co najmniej jednego dokumentu. Prośba do kilku klientów to kilka próśb - po jednej na klienta. Zakończone i zamknięte prośby nie wliczają się do limitu. Gdy limit się wyczerpie, nic się nie zatrzymuje - przypomnienia są wysyłane, a klienci przesyłają pliki; nową prośbę wyślesz po zmianie planu albo gdy któraś z obecnych się zakończy. Prośba cykliczna, która nie mieści się w limicie, nie wychodzi - dostaniesz o tym email.

Nie. Pytania mają osobny, dużo wyższy limit - liczą się tylko te, które czekają na odpowiedź: Free 20, Start 100, Biuro 400, Pro 1500. Gdy klient odpowie albo zamkniesz pytanie, miejsce się zwalnia.

Płacisz kartą przez Stripe, z góry za miesiąc albo rok; subskrypcja odnawia się automatycznie, a fakturę dostajesz mailem. Plan zmienisz albo anulujesz w każdej chwili w panelu, w zakładce Plan i płatności. Po anulowaniu plan działa do końca opłaconego okresu.

Tak, od planu Start. W zakładce Zespół zapraszasz współpracowników mailem - każdy ustawia własne hasło i pracuje na tych samych klientach, prośbach i szablonach, a w historii prośby widać, kto co zrobił. Plan Start obejmuje 2 osoby, Biuro 5, a Pro 15 (razem z Tobą). Planem, płatnościami i zespołem zarządza tylko właściciel konta. W okresie próbnym zaprosisz do 5 osób. Ta sama osoba może należeć do kilku zespołów i mieć własne konto - przełącza się między nimi w panelu, a dane są zawsze oddzielone.

Tak - jedną dziennie. Wypełniasz krótki formularz, potwierdzasz go linkiem z maila i prośba trafia do odbiorcy. Dostajesz też stały link do panelu: zobaczysz w nim wszystkie swoje prośby, pobierzesz pliki, zmienisz ustawienia albo zamkniesz prośbę. Gdy ustawisz hasło, dzienny limit znika.

Tak, w każdej chwili. Prośbę usuniesz na jej stronie, a kilka naraz - zaznaczając je na liście (także wszystkie pasujące do filtrów). Klienta usuniesz na liście klientów - razem ze wszystkimi wysłanymi mu prośbami, plikami i historią. Tak spełnisz żądanie klienta usunięcia jego danych (RODO). Usuniętych danych nie da się przywrócić. Jeśli chcesz tylko zakończyć zbieranie dokumentów, zamknij prośbę - zostanie w historii.

W Ustawieniach, w sekcji „Usunięcie konta”. Podajesz hasło, a my wysyłamy link potwierdzający na Twój adres email. Po kliknięciu usuwamy konto, klientów, prośby i wszystkie pliki od razu. Automatyczne przypomnienia przestają wychodzić, a odbiorcy otwartych próśb dostają informację, że prośba jest nieaktualna.

Nic nie ginie: konto przechodzi na bezpłatny plan Free, a klienci, prośby i pliki zostają. Pliki pobierzesz w każdej chwili, także wszystkie naraz jako ZIP. Usunięcie konta kasuje wszystkie dane od razu.