Funkcje
Wszystko, czego potrzeba, żeby proces domykał się sam
Monituj nie jest kolejnym miejscem na pliki. To narzędzie, które prowadzi prośbę o dokumenty od początku do końca - i odciąża Twój zespół z pilnowania.
Prośby o dokumenty
Jedna prośba zawiera wszystko, czego klient potrzebuje, żeby przesłać komplet za pierwszym razem.
Lista dokumentów
Każdy dokument jako osobna pozycja z własnym statusem.
Termin
Widoczny dla Ciebie i dla klienta, wyróżniony po przekroczeniu.
Hasło dostępu
Opcjonalne - hasło trafia do klienta w osobnej wiadomości.
Jeden link dla klienta
Bez konta i instalacji. Link możesz wysłać ponownie na dowolny adres.
Do wielu klientów naraz
Jedna prośba do kilku klientów - każdy dostaje własny link i widzi tylko swoje dokumenty.
Prośby cykliczne
Codziennie, co tydzień, co 2 tygodnie albo co miesiąc - wychodzą same, z nazwą właściwego miesiąca.
Szablony próśb
Własne i gotowe listy dokumentów dla branż - prośba gotowa w kilka sekund.
Pozycje bez pliku
Coś do zrobienia zamiast pliku - np. nadanie biuru uprawnień w KSeF. Klient klika „Zrobione”, a Monituj przypomina, dopóki tego nie potwierdzi.
Automatyczne przypomnienia
Przestajesz pisać „przypominam o dokumentach”. Monituj robi to za Ciebie - dokładnie według Twoich zasad.
Własny harmonogram
Pierwsze po X dniach, kolejne co Y dni, maksymalnie Z razy.
Godzina wysyłki
Przypomnienia wychodzą o wybranej godzinie, a nie w środku nocy.
Przed terminem
2 dni przed terminem i w dniu terminu klient dostaje przypomnienie, że czas mija.
Auto-stop
Gdy dotrze komplet, przypomnienia wyłączają się same.
Przypomnienie ręczne
Wyślij je w dowolnej chwili jednym kliknięciem.
Podgląd harmonogramu
W panelu widzisz dokładne daty kolejnych przypomnień.
Lista braków w treści
Każde przypomnienie zawiera aktualną listę brakujących dokumentów.
Kontrola i przegląd
W każdej chwili wiesz, na czym stoisz - bez przeglądania skrzynki i arkuszy.
Panel ze statystykami
Aktywne prośby, brakujące i dostarczone dokumenty w jednym widoku.
Akceptacja i odrzucanie
Odrzucasz dokument z powodem - klient wie, co poprawić. Wszystkie przesłane zaakceptujesz jednym kliknięciem.
Klienci z brakami
Lista klientów ze statusem i liczbą brakujących dokumentów.
Import klientów
Wszystkich klientów dodasz naraz z pliku CSV lub Excel - np. z eksportu z programu księgowego.
Wyszukiwanie i filtry
Po kliencie, statusie, terminie i ustawieniach przypomnień.
Dokumenty klienta
Wszystkie dokumenty danego klienta - albo tylko te, których brakuje.
Wszystko w jednym ZIP
Pliki prośby pobierzesz jednym kliknięciem, w folderach według listy dokumentów.
Pełna historia
Każde zdarzenie: wysłanie, otwarcie linku, przesłanie, akceptacja.
Praca w zespole
Zaproś współpracowników - każdy ma własny login, a w historii prośby widać, kto co zrobił. Jedna osoba może pracować w kilku zespołach. Start: 2 osoby, Biuro: 5, Pro: 15.
Wiele naraz
Zaznacz prośby lub klientów - na stronie albo wszystkie pasujące do filtrów - i usuń jednym kliknięciem.
Pytania, karta klienta i kalendarz
Monituj pamięta za Ciebie nie tylko o dokumentach: o pytaniach do klienta, o tym, co już ustaliliście, i o tym, co masz zrobić dziś.
Pytania do klienta
„Co to za przelew 1 250 zł z 12.09?” - klient odpowiada słowami z linku w mailu, bez konta. Monituj przypomina, dopóki nie odpowie.
Po co pytam
Przy pytaniu zapisujesz, do czego potrzebujesz odpowiedzi. Widzi to tylko Twój zespół - klient nigdy.
Rozmowa, nie łańcuch maili
Dopytujesz w tej samej rozmowie, a klient odpowiada w tym samym miejscu. Wszystkie pytania i odpowiedzi zostają po kolei - zamykasz przyciskiem „Wyjaśnione”.
Karta klienta
Otwarte sprawy, pytania bez odpowiedzi, brakujące dokumenty i cała historia klienta na jednej stronie.
Notatki o kliencie
Notatki zespołu zamiast karteczek: „dzwoniła w sprawie leasingu, oddzwonić w piątek”.
Kalendarz
Terminy klientów, terminy odpowiedzi na pytania i wysyłki próśb cyklicznych w jednym widoku miesiąca.
Przypomnij mi
Własne przypomnienia na wybrany dzień - z kalendarza albo z karty klienta.
Poranny e-mail „Na dziś”
W dni robocze o 7:30: Twoje przypomnienia, terminy na dziś i jutro, pytania bez odpowiedzi i to, co dotarło od wczoraj.
Kalendarz w telefonie
Subskrybujesz go w Google, Outlooku albo na iPhonie - terminy i przypomnienia pojawiają się tam same.
Dla Twojego klienta
Im prościej dla klienta, tym szybciej dostajesz dokumenty. Dlatego klient nie musi niczego zakładać ani instalować.
Bez konta
Klient otwiera link i od razu widzi listę dokumentów.
Przeciągnij i upuść
Pliki dodaje prosto z komputera lub telefonu - także zdjęcia z iPhone'a (HEIC), które zapisujemy jako JPG.
Potwierdzenia
Po każdym przesłaniu email z informacją, czego jeszcze brakuje.
Jasny powód poprawki
Jeśli dokument trzeba poprawić, klient wie dokładnie dlaczego.
„Nie mam tego dokumentu”
Klient zaznacza, że w tym okresie dokumentu nie było albo go nie dotyczy - przypomnienia o nim ustają, a Ty widzisz powód.
Wie, kto prosi
Twoja nazwa i email, a jeśli chcesz - nazwa firmy i NIP z rejestru.
Dane i bezpieczeństwo
Dokumenty są potrzebne do zamknięcia sprawy - nie na zawsze. Monituj przechowuje je tylko tak długo, jak zdecydujesz.
Automatyczne usuwanie
30, 90, 180 dni, rok lub własny okres dla każdej prośby - potem plik znika, a Ty i klient dostajecie powiadomienie.
Usuwanie na żądanie
Prośbę albo klienta usuniesz w każdej chwili razem z plikami i historią - np. gdy klient poprosi o usunięcie danych.
Prywatny magazyn
Pliki nie są dostępne publicznie - tylko dla Ciebie i uprawnionego klienta.
Umowa powierzenia
Standardowa umowa powierzenia danych, zawierana wraz z Regulaminem.
Potrzebujesz dokumentów tylko raz?
Wyślij prośbę bez zakładania konta - z listą, terminem, hasłem i przypomnieniami. Wszystkie prośby zobaczysz w panelu pod stałym linkiem.
Przestań pamiętać za klientów
Załóż konto i wyślij pierwszą prośbę o dokumenty w 2 minuty. Resztą zajmie się Monituj.