Jak to działa
Od „potrzebuję dokumentów” do „mam komplet”
Monituj prowadzi każdą prośbę według tego samego procesu. Ty ustawiasz ją raz - system pilnuje terminów, przypomina klientowi i pokazuje, na jakim etapie jesteś.
-
1
Dodajesz klienta
Nazwa i adres email wystarczą. Dane nowego klienta możesz też wpisać bezpośrednio przy tworzeniu prośby - Monituj sam doda go do listy klientów. Masz ich wielu? Zaimportuj wszystkich naraz z pliku CSV albo Excel - np. z eksportu z programu księgowego.
-
2
Tworzysz prośbę o dokumenty
W jednym formularzu określasz wszystko, czego potrzebujesz - dla jednego klienta albo kilku naraz. Możesz zacząć od gotowego szablonu dla swojej branży albo od własnego, zapisanego wcześniej:
- listę dokumentów - każdy z osobnym statusem
- także rzeczy do zrobienia bez pliku - np. nadanie biuru uprawnień w KSeF; klient potwierdza je kliknięciem
- termin, widoczny dla Ciebie i dla klienta
- opcjonalne hasło dostępu do prośby
- harmonogram automatycznych przypomnień
- opcjonalnie: automatyczne powtarzanie - co dzień, tydzień, 2 tygodnie albo miesiąc
- okres przechowywania plików - maksymalnie rok
- opcjonalnie: zapis jako szablon na następny raz
-
3
Klient dostaje jeden link
Wiadomość zawiera listę potrzebnych dokumentów, termin i przycisk do przesłania plików. Klient otwiera link w przeglądarce - bez zakładania konta i bez instalacji - i dodaje pliki do 20 MB każdy. Po każdym przesłaniu dostaje potwierdzenie z informacją, czego jeszcze brakuje.
-
4
Monituj pilnuje terminu
Status każdego dokumentu aktualizuje się na bieżąco. Przypomnienia wysyłają się same według ustawionego harmonogramu, a w panelu widzisz dokładne daty kolejnych. Potrzebujesz przypomnieć wcześniej? Jedno kliknięcie.
-
5
Sprawdzasz i zamykasz
Akceptujesz dokumenty albo odrzucasz je z podaniem powodu - klient dostaje wiadomość, co poprawić, i może od razu przesłać nową wersję. Gdy dotrze komplet, klient otrzymuje potwierdzenie, a przypomnienia wyłączają się same. Pliki pobierzesz pojedynczo albo wszystkie naraz w archiwum ZIP.
-
6
Pliki znikają po czasie
Po okresie przechowywania ustawionym dla prośby pliki są trwale usuwane. Ty i Twój klient dostajecie o tym powiadomienie, a w historii zostaje tylko informacja o usunięciu.
Przykładowy harmonogram
Przypomnienia, o których nie musisz pamiętać
Domyślne ustawienia: pierwsze przypomnienie po 2 dniach, kolejne co 3 dni, maksymalnie 3 razy, o 9:00. Każdą z tych wartości zmienisz dla konkretnej prośby.
- Dzień 0 Prośba wysłana Klient dostaje link i listę dokumentów
- Dzień 2 · 9:00 1. przypomnienie Z aktualną listą braków
- Dzień 5 · 9:00 2. przypomnienie Tylko jeśli czegoś wciąż brakuje
- Dzień 8 · 9:00 3. przypomnienie Ostatnie w tym harmonogramie
- Komplet Przypomnienia stop Wyłączają się same, gdy wszystko dotrze
Dwie perspektywy
Prosto dla Ciebie, jeszcze prościej dla klienta
Ty widzisz
- Wszystkie prośby i ich statusy w jednym panelu
- Klientów, u których czegoś brakuje
- Daty kolejnych przypomnień
- Historię: kto, co i kiedy przesłał
Twój klient widzi
- Jedną listę tego, co ma przesłać
- Termin i nadawcę prośby
- Potwierdzenie każdego przesłanego pliku
- Powód, jeśli dokument trzeba poprawić
Przestań pamiętać za klientów
Załóż konto i wyślij pierwszą prośbę o dokumenty w 2 minuty. Resztą zajmie się Monituj.