KSeF załatwił faktury. Resztę dokumentów nadal trzeba zebrać

Co KSeF zmienił w zbieraniu dokumentów

Od 2026 roku faktury między firmami w Polsce wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur: od 1 lutego największe firmy, od 1 kwietnia pozostałe, a najmniejsi przedsiębiorcy mogą jeszcze do końca 2026 roku wystawiać część faktur po staremu. Biuro, któremu klient nadał uprawnienia, pobiera jego faktury sprzedażowe i kosztowe prosto z KSeF - zwykle z poziomu programu księgowego.

To duża ulga: nie trzeba już prosić o „faktury za wrzesień” i czekać na plik PDF. Ale KSeF obejmuje tylko faktury ustrukturyzowane. Wszystko inne, czego potrzebujesz do zamknięcia miesiąca, nadal masz od klienta - i nadal trzeba o to poprosić, przypilnować terminu i przypomnieć.

Czego w KSeF nie ma

Lista zależy od tego, czym zajmuje się klient, ale w większości firm poza KSeF zostają:

• Faktury od zagranicznych kontrahentów - koszty z zagranicy, usługi i subskrypcje, zakupy wewnątrzwspólnotowe. Zagraniczny sprzedawca nie wystawia w KSeF.
• Paragony z NIP do 450 zł i faktury z kas rejestrujących - w okresie przejściowym, do końca 2026 roku, nadal dokumentują koszt poza KSeF.
• Bilety i opłaty za przejazd autostradą - dokumenty traktowane jak faktury, wystawiane poza systemem.
• Faktury od najmniejszych firm, które do końca 2026 roku korzystają z możliwości wystawiania poza KSeF.
• Wyciągi bankowe ze wszystkich rachunków firmowych i potwierdzenia przelewów.
• Raporty kasowe i raporty z kasy fiskalnej - sprzedaż dla osób prywatnych.
• Umowy - najmu, leasingu, kredytu, zlecenia, o dzieło - oraz polisy.
• Dokumenty kadrowe i płacowe - listy obecności, zwolnienia, wnioski urlopowe, nowe umowy.
• Dokumenty importowe i celne, noty księgowe, delegacje, ewidencja przebiegu pojazdu.
• Pisma i decyzje z urzędów, które wpływają na rozliczenie.

Stan na październik 2026 r. Część wyjątków obowiązuje tylko w okresie przejściowym, do 31 grudnia 2026 r. - przed zmianą listy u siebie sprawdź aktualne zasady na ksef.podatki.gov.pl.

Uprawnienia w KSeF - pierwszy krok z każdym klientem

Żeby pobierać faktury klienta, biuro musi dostać od niego uprawnienia w KSeF. To nie jest dokument, który klient może przesłać - to czynność, którą musi wykonać u siebie. I dokładnie dlatego łatwo ją odłożyć „na jutro”.

W Monituj taką rzecz dodajesz do prośby jako pozycję bez pliku. Klient widzi ją na liście obok dokumentów, a zamiast przesyłać plik klika „Zrobione”. Dopóki tego nie potwierdzi, Monituj przypomina mu o tym tak samo jak o brakujących dokumentach. Ty sprawdzasz u siebie, czy uprawnienia rzeczywiście są, i akceptujesz - albo odsyłasz z informacją, co się nie zgadza.

Tak samo możesz poprosić o inne rzeczy, których nie da się przesłać plikiem: podpisanie pełnomocnictwa online, opłacenie składek, potwierdzenie danych do deklaracji.

Comiesięczna prośba po KSeF

Po KSeF lista jest krótsza, ale zasady te same:

1. Napisz wprost, czego nie przysyłać. „Faktur, które są w KSeF, nie musisz przesyłać” - jedno zdanie w opisie prośby oszczędza klientowi pracy, a Tobie duplikatów.
2. Nazwij pozycje tak, żeby nie było wątpliwości: „Faktury kosztowe spoza KSeF”, a nie „faktury”. Klient od razu wie, że chodzi o zagraniczne faktury i paragony.
3. Pozwól odpowiedzieć „nie mam”. W wielu miesiącach faktur spoza KSeF po prostu nie będzie. Klient zaznacza to jednym kliknięciem, a Ty nie czekasz na coś, co nie przyjdzie.
4. Ustaw stały termin, np. do 10. dnia miesiąca, i wysyłaj prośbę cyklicznie - sama wyjdzie w wybranym dniu miesiąca, z nazwą właściwego miesiąca.
5. Zostaw przypominanie systemowi. Przypomnienia wychodzą same, tylko o brakach, i same przestają, gdy dotrze komplet.

Gotowe listy do użycia

Obie listy są w Monituj jako gotowe szablony - możesz je wysłać od razu albo zapisać jako własne i zmienić:

• Dokumenty księgowe za miesiąc - wyciągi, faktury spoza KSeF, raport z kasy, umowy; termin do 10. dnia miesiąca.
• Nowy klient biura rachunkowego - umowa, UPL-1, ZUS-PEL i nadanie biuru uprawnień w KSeF jako pozycja bez pliku.
• Monituj dla biur rachunkowych - jak wygląda cały proces.