| WhatsApp, SMS | Dysk w chmurze | Monituj | ||
|---|---|---|---|---|
| Lista tego, czego brakuje | W treści maila - po odpowiedzi trzeba ją porównywać ręcznie | Brak | Folder bez listy | Każdy dokument z osobnym statusem |
| Przypomnienia | Piszesz sam | Piszesz sam | Brak | Wychodzą same, tylko o brakach |
| Termin | W treści, łatwo przeoczyć | W treści | Brak | Przy prośbie i w kalendarzu |
| Klient przesyła | Załączniki, często w kilku mailach | Zdjęcia w rozmowie | Wymaga dostępu do folderu | Z linku, z telefonu, bez konta |
| Gdzie potem szukać | W wątkach skrzynki | W historii czatu | W folderze | Przy kliencie i prośbie, z historią |
| Usuwanie po czasie (RODO) | Ręcznie | Ręcznie | Ręcznie | Automatycznie, po okresie, który ustawisz |
| Koszt | Zwykle już masz | Bezpłatny | Zwykle już masz | Plan Free za 0 zł, płatne od 39 zł netto |
E-mail: dobry na jeden dokument, słaby na listę
Mail wystarczy, gdy potrzebujesz jednego pliku od jednej osoby. Przy liście dokumentów zaczynają się kłopoty: klient odpowiada częścią plików, potem dosyła resztę w innym wątku, a Ty porównujesz załączniki z listą. Przypomnienia piszesz ręcznie - i musisz pamiętać, komu i kiedy.
WhatsApp i SMS: szybko, ale bez porządku
Klienci chętnie robią zdjęcie i wysyłają je w rozmowie. Tyle że zdjęcia giną w historii czatu, trudno je potem znaleźć i przenieść do akt, a dokumenty z danymi osobowymi zostają w prywatnym telefonie na zawsze.
Dysk w chmurze: dobre archiwum, nie narzędzie do zbierania
Dysk dobrze przechowuje pliki, ale nie wie, czego brakuje, i nikomu nie przypomina. Klient musi mieć dostęp do folderu, a Ty i tak sprawdzasz ręcznie, czy wszystko dotarło. Dlatego wiele biur używa dysku jako archiwum - a dokumenty zbiera innym sposobem.
Monituj: lista, przypomnienia i status w jednym miejscu
W Monituj wysyłasz klientowi listę dokumentów z terminem. Klient przesyła pliki z linku - także zdjęcia z telefonu - bez zakładania konta. Monituj sam przypomina mu o brakach, a Ty widzisz status każdego dokumentu. Po okresie, który ustawisz, pliki są automatycznie usuwane.
Monituj nie zastępuje programu księgowego ani dysku: zajmuje się tym, co dzieje się między „potrzebuję dokumentów” a „mam komplet”.
Kiedy wystarczy zwykły mail
Jeśli raz na jakiś czas potrzebujesz jednego dokumentu od jednej osoby - mail w zupełności wystarczy. Monituj zaczyna się opłacać, gdy co miesiąc zbierasz listę dokumentów od wielu klientów i tracisz czas na przypominanie. Ile dokładnie - policzysz w kalkulatorze czasu.
W skrócie
- e-mail - jeden dokument od jednej osoby
- WhatsApp - szybko, ale pliki giną w czacie
- dysk - archiwum, nie zbieranie
- Monituj - lista, przypomnienia i status, gdy klientów jest wielu