Biura rachunkowe

Dokumenty do biura rachunkowego co miesiąc

Comiesięczna lista dokumentów dla klienta biura rachunkowego: wyciągi, faktury spoza KSeF, raport z kasy, umowy - termin do 10. dnia miesiąca.

Użyj szablonu za darmo Wyślij bez konta

Co miesiąc biuro rachunkowe potrzebuje od klienta kompletu dokumentów, żeby zdążyć z VAT, zaliczkami na podatek i ZUS. Od 2026 r. faktury krajowe trafiają do KSeF, więc lista się zmieniła - ale nie zniknęła: wyciągi, faktury spoza KSeF, raporty z kasy i umowy nadal przychodzą od klienta.

Terminy są stałe: zaliczki na PIT i CIT oraz składki ZUS do 20. dnia miesiąca (spółki płacą ZUS do 15.), JPK_V7 i VAT do 25. Dlatego większość biur prosi o dokumenty do 10. dnia.

Sprawdzone: 29 października 2026

Prośba „Dokumenty za {miesiąc}”

Wyciągi bankoweZe wszystkich rachunków firmowych, za cały miesiąc - najlepiej PDF z bankowości internetowej.
Faktury kosztowe spoza KSeFNp. od zagranicznych dostawców, faktury uproszczone i paragony z NIP.
Faktury sprzedaży spoza KSeFNp. faktury z kasy fiskalnej albo wystawione w trybie awaryjnym.
Raport miesięczny z kasy fiskalnejJeśli sprzedajesz na kasie.
Umowy zawarte w miesiącuNowe albo zmienione: najmu, leasingu, pożyczki, zlecenia, o dzieło.
Dokumenty importu i eksportuZgłoszenia celne i dokumenty przewozowe (CMR) - do importu, eksportu, WNT i WDT.
Ewidencja przebiegu pojazduJeśli odliczasz 100% VAT od samochodu firmowego.

Termin: do 10. dnia miesiąca - najlepiej jako prośba cykliczna, wysyłana co miesiąc
Wiadomość do klienta: Prześlij proszę dokumenty za miniony miesiąc - najpóźniej do 10. dnia miesiąca, żebyśmy zdążyli z rozliczeniem VAT, PIT i ZUS. Faktur, które są w KSeF, nie musisz przesyłać.

W Monituj każdy dokument ma własny status, a klient dostaje przypomnienia, dopóki nie prześle kompletu. Listę dopasujesz do siebie przed wysłaniem. Szablon jest pomocą, a nie poradą prawną ani podatkową - sprawdź, czy pasuje do Twojej sprawy.

Każdy dokument po kolei

1. Wyciągi bankowe

Skąd go wziąć. PDF z bankowości internetowej - ze wszystkich rachunków firmowych, za pełny miesiąc. Wiele programów księgowych przyjmuje też plik do importu (np. MT940).

Na co uważać. Wyciąg to podstawa do rozliczenia płatności i sprawdzenia, czy każda faktura została zapłacona.

2. Faktury kosztowe spoza KSeF

Skąd go wziąć. Faktury od zagranicznych dostawców, faktury uproszczone i paragony z NIP, bilety.

Na co uważać. Faktur krajowych wystawionych w KSeF klient nie musi przesyłać - biuro pobiera je z KSeF samo, jeśli ma nadane uprawnienia.

3. Faktury sprzedaży spoza KSeF

Skąd go wziąć. Np. faktury z kasy fiskalnej albo wystawione w trybie awaryjnym.

Na co uważać. Faktury wystawione w trybie awaryjnym trzeba później dosłać do KSeF - biuro sprawdzi, czy to się stało.

4. Raport miesięczny z kasy fiskalnej

Skąd go wziąć. Drukuje go kasa albo pobierzesz go z kasy online.

Na co uważać. Potrzebny, jeśli firma sprzedaje osobom prywatnym na kasie.

5. Umowy zawarte w miesiącu

Skąd go wziąć. Nowe albo zmienione umowy najmu, leasingu, pożyczki, zlecenia i o dzieło.

Na co uważać. Umowa zlecenia czy o dzieło to także składki albo podatek do rozliczenia - biuro musi o niej wiedzieć w miesiącu zawarcia.

6. Dokumenty importu i eksportu

Skąd go wziąć. Zgłoszenia celne i dokumenty przewozowe (CMR).

Na co uważać. Potrzebne do rozliczenia importu, eksportu, WNT i WDT oraz stawki 0% VAT.

7. Ewidencja przebiegu pojazdu

Skąd go wziąć. Prowadzi ją klient - kierowca zapisuje każdy wyjazd.

Na co uważać. Tylko jeśli firma odlicza 100% VAT od samochodu (wymaga to też zgłoszenia VAT-26).

Najwygodniej wysłać tę listę jako prośbę cykliczną: wychodzi sama na początku każdego miesiąca z nazwą właściwego miesiąca, a klient dostaje przypomnienia, dopóki nie dośle kompletu.

Jak wysłać tę listę w 2 minuty

1

Wybierasz szablon

Formularz prośby wypełni się tą listą, terminem i wiadomością. Dodasz albo usuniesz dokumenty, jeśli trzeba.
2

Wskazujesz klienta

Jednego albo kilku naraz - każdy dostaje własny link i przesyła pliki bez zakładania konta.
3

Monituj pilnuje reszty

Przypomina o brakach, aż dotrze komplet, a Ty widzisz status każdego dokumentu.

Użyj szablonu za darmo

Najczęstsze pytania

Do kiedy klient powinien dostarczyć dokumenty do biura rachunkowego?

Najczęściej do 10. dnia następnego miesiąca - tak, żeby biuro zdążyło z zaliczkami i ZUS do 20. oraz z JPK_V7 do 25. Dokładny termin zapisuje się w umowie z biurem.

Czy po wejściu KSeF trzeba przesyłać faktury do biura?

Faktur krajowych wystawionych w KSeF nie - biuro pobiera je z KSeF. Nadal trzeba przesyłać wyciągi, faktury zagraniczne, paragony z NIP, raporty z kasy i umowy.

Jak przypominać klientom o dokumentach bez dzwonienia?

Wysłać listę z terminem i automatycznymi przypomnieniami - Monituj przypomina klientowi o brakach, a biuro widzi, kto ma już komplet.

Inne szablony - Biura rachunkowe

Przestań pamiętać za klientów

Załóż konto i wyślij pierwszą prośbę o dokumenty w 2 minuty. Resztą zajmie się Monituj.

Zacznij za darmo albo najpierw wypróbuj demo →