Dokumenty do zatrudnienia pracownika określa Kodeks pracy i rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej. Pracodawca może żądać tylko tego, co jest potrzebne - kwestionariusza, świadectw pracy, dokumentów o wykształceniu i orzeczenia lekarskiego.
Dobrze zebrane dokumenty przed pierwszym dniem pracy oznaczają poprawny wymiar urlopu, zgłoszenie do ZUS na czas i pierwszą wypłatę bez poprawek. Poniżej każdy dokument po kolei.
Sprawdzone: 29 października 2026
1. Kwestionariusz osobowy
Skąd go wziąć. Wzór przekazuje pracodawca. Pracownik podaje w nim m.in. adres zamieszkania, numer PESEL i dane kontaktowe.
Na co uważać. Kwestionariusz zawiera tylko dane, o które pracodawca może pytać na podstawie art. 22¹ Kodeksu pracy - inne informacje pracownik podaje dobrowolnie.
2. Świadectwa pracy
Skąd go wziąć. Pracownik ma je od poprzednich pracodawców. Zgubione świadectwo można zamówić ponownie u byłego pracodawcy.
Na co uważać. Pracodawca może wymagać świadectw z bieżącego roku kalendarzowego. Starsze przydają się do ustalenia stażu: po 10 latach pracy urlop rośnie z 20 do 26 dni.
3. Dyplom lub świadectwo ukończenia szkoły
Skąd go wziąć. Oryginał do wglądu, a do akt kopia albo odpis.
Na co uważać. Okres nauki wlicza się do stażu urlopowego: szkoła średnia ogólnokształcąca - 4 lata, średnia zawodowa - do 5 lat, szkoła policealna - 6 lat, studia wyższe - 8 lat.
4. Orzeczenie lekarskie z badań wstępnych
Skąd go wziąć. Skierowanie wystawia pracodawca, badanie przeprowadza lekarz medycyny pracy. Koszt ponosi pracodawca.
Na co uważać. Bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy.
5. Oświadczenie PIT-2
Skąd go wziąć. Druk wypełnia pracownik, jeśli chce, żeby płatnik stosował kwotę zmniejszającą podatek.
Na co uważać. Kwota zmniejszająca podatek to 300 zł miesięcznie. Można ją podzielić między maksymalnie trzech płatników (1/12, 1/24 albo 1/36 kwoty rocznej).
6. Numer rachunku bankowego do wypłaty wynagrodzenia
Skąd go wziąć. Pracownik podaje go w kwestionariuszu albo w osobnym oświadczeniu.
Na co uważać. Wynagrodzenie jest wypłacane na konto, chyba że pracownik złoży wniosek o wypłatę do rąk własnych.
7. Dane członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego
Skąd go wziąć. Imię, nazwisko, PESEL i stopień pokrewieństwa - podaje pracownik.
Na co uważać. Pracodawca zgłasza członków rodziny do ZUS na druku ZUS ZCNA w ciągu 7 dni od otrzymania informacji.
8. Uprawnienia i certyfikaty zawodowe
Skąd go wziąć. Np. świadectwa kwalifikacyjne SEP, uprawnienia UDT, prawo jazdy - przedstawia pracownik.
Na co uważać. Tylko jeśli są wymagane na danym stanowisku.
Pracodawca może poprosić o okazanie dowodu osobistego, żeby potwierdzić tożsamość, ale do akt nie potrzebuje jego kopii. Nie proś pracowników o skan dowodu mailem.
Jakie dokumenty są potrzebne do zatrudnienia pracownika w 2026?
Kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z bieżącego roku, dokumenty o wykształceniu, orzeczenie lekarskie z badań wstępnych, a dobrowolnie PIT-2 i dane członków rodziny do ubezpieczenia.
Kto płaci za badania wstępne?
Pracodawca - wystawia skierowanie i pokrywa koszt badania u lekarza medycyny pracy.
Czy pracodawca może żądać kopii dowodu osobistego?
Nie - może poprosić o okazanie dowodu, ale kopia nie jest potrzebna w aktach osobowych.
Jak zebrać dokumenty od nowego pracownika przed pierwszym dniem?
Wysłać mu listę z terminem - pracownik przesyła dokumenty z telefonu, a przypomnienia o brakach wychodzą same.
